La tenue des réunions de l’assemblée générale ou de l’organe d’administration en période de crise du coronavirus - L’AR n° 4 du 9 avril 2020

La crise du coronavirus impacte le monde entier. Le fonctionnement des sociétés n’en est pas épargné. Très prochainement, vers la mi-mai, les assemblées générales annuelles des sociétés devront être tenues pour approuver les comptes annuels. Dans ces circonstances toutes particulières, le gouvernement de pouvoirs spéciaux a pris des mesures provisoires, adaptant certaines règles de fonctionnement des organes sociaux (Arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19, disponible ici ; ci-après « AR n°4 »).

Pour tenir compte de la crise du Covid-19, l’AR n° 4 prévoit principalement :

  • La possibilité de reporter les assemblées générales d’approbation des comptes ;
  • Et des mesures visant à permettre la tenue à distance des organes sociaux (par vote écrit, par visioconférence, par conférence téléphonique, etc.) ou en la présence du moins de personnes possible.

Pour la plupart de ces mesures que nous détaillons ci-après, l’AR n° 4 reprend des facultés déjà offertes par le Code des sociétés et associations (ci-après le CSA) tout en précisant qu’elles pourront être appliquées ou imposées, même si elles ne sont pas prévues par les statuts ou contraires à ceux-ci.

1.    Report de l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes

1.    En premier lieu, il est prévu que les assemblées générales annuelles visant à approuver les comptes annuels (ci-après « AG ordinaire ») pourront être reportées, même si elles ont déjà été convoquées.

2.    Pour permettre ce report, les délais suivants sont prolongés de 10 semaines :

  • Le délai de 6 mois après la date de clôture de l’exercice pour soumettre les comptes annuels à l’AG (art. 3 :1 CSA) ;
  • Le délai pour déposer les comptes annuels (et les documents annexes) à la Banque Nationale de Belgique. Ce dépôt doit normalement avoir lieu dans les 30 jours de l’approbation des comptes et au plus tard 7 mois après la clôture de l’exercice (art. 3 :10 ; 3 ;12 ; 3 :47 ; 3 :51 du CSA).

L’AG ordinaire pourra donc être reportée tout en veillant à ce que les formalités en matière d’approbation et de dépôt des comptes puissent être accomplies dans les délais normalement prévus à cet égard, prolongés de 10 semaines.

3.   Pour autant que de besoin, l’organe d’administration pourra également reporter toute autre assemblée générale (ci-après « AG ») déjà convoquée à l’exception :

  • Des AG convoquées lorsque l’actif net de la société risque de devenir ou est devenu négatif ;
  • Des AG convoquées par ou à la demande du commissaire ou des assemblées convoquées à la demande d’actionnaires ou de membres conformément aux dispositions du CSA.

4.   Tous ces reports devront être portés à la connaissance des actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’AG, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances (sur le site internet, par e-mail ou par courrier ordinaire pour les personnes dont l’adresse e-mail n’est pas connue).

2.    Tenue des assemblées générales

5.    Même en l’absence de toute autorisation statutaire, l’organe d’administration peut imposer aux participants de toute AG d’exercer leurs droits exclusivement :

  • En votant à distance avant l’AG, par correspondance ;
  • Et en donnant une procuration avant l’AG selon les modalités prévues par le CSA.

S’agissant du vote à distance par correspondance :

  • Les sociétés anonymes (ci-après « SA ») mettent à disposition un formulaire ou publie celui-ci sur un site internet, conformément à l’article 7 :146 CSA qui liste les mentions à reprendre sur ce formulaire ;
  • Les autres sociétés doivent suivre leurs statuts ou l’article 7 :146 CSA si rien n’est prévu dans leurs statuts à cet égard.

S’agissant du vote par procuration :

  • L’organe de gestion peut imposer que le mandataire soit toute personne qu’il désigne, sous réserve du respect des règles en matière de conflit d’intérêts. Ce mandataire doit disposer d’instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l’ordre du jour.
  • Si une procuration valable contenant des instructions de vote spécifique a déjà été reçue par la société mais que le mandataire n’est pas la société ou une autre personne désignée par l’organe de gestion, les votes ou abstentions exprimés dans cette procuration sont pris en compte sans que le mandataire ne soit tenu d’être présent à l’AG.
  • La procuration doit être envoyée par tous moyens à l’adresse qu’aura indiqué la société, par tous moyens, en ce compris par courrier électronique accompagné d’un scan ou d’une photo du formulaire de la procuration signée et complétée.

6.    Lorsqu’il met en œuvre l’une de ces deux possibilités, l’organe d’administration peut interdire toute présence physique des participants à l’AG s’il n’est pas en mesure de garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 seront respectées.

7.    Il est également prévu que les participants pourront valablement participer à l’AG par conférence téléphonique ou visioconférence (pour autant qu’il soit possible de vérifier la qualité et l’identité du participant).

8.    L’organe de gestion peut également imposer que seules des questions écrites lui soient posées en suivant les modalités du CSA. Il peut également imposer que les actionnaires ou membres communiquent leurs questions au plus tard le 4ème jour qui précède l’AG. Il devra répondre aux questions au plus tard le jour de l’AG mais avant le vote, soit par écrit, soit oralement si l’AG est tenue par conférence téléphonique ou visioconférence. Ces réponses devront être portées à la connaissance des participants.

9.    Pour les décisions devant être constatées par un acte authentique, il est prévu que la présence d’une seule personne devant le notaire pour signature est suffisante.

10.    Enfin, l’organe de gestion peut modifier toute convocation déjà publiée ou envoyée avant le 1er mars 2020 afin de mettre en œuvre les mesures reprises ci-avant.

3.    Tenue des réunions de l’organe d’administration

11.    Nonobstant toute disposition statutaire contraire, les décisions de l’organe d’administration pourront être prises par consentement unanime de l’ensemble des membres par écrit ou par toute autre moyen de communication visé à l’article 2281 du Code civil (courriel, fax, etc.).

12.    Même en l’absence de toute autorisation statutaire, les réunions de l’organe d’administration pourront être tenues au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective comme les conférences téléphoniques ou les visioconférences.

Pour les décisions devant être constatées par acte authentique, il suffit qu’un seul membre de l’organe de gestion comparaisse (ou une personne munie d’une procuration).

4.    Entrée en vigueur de ces mesures

13.    Les dispositions légales adoptant ces mesures produisent leurs effets le 1er mars 2020 et s’appliquent à toute AG à tenir ou devant encore être tenue, et à toute convocation envoyée ou publiée ou qui aurait dû être envoyée ou publiée à partir du 1er mars 2020.

Ces règles ne sont pas applicables aux AG ayant eu lieu depuis le 1er mars 2020 conformément aux règles applicables avant l’entrée en vigueur de l’AR n°4.

S’agissant du report des AG, les mesures s’appliquent aux délais repris ci-avant (approbation des comptes, dépôts des comptes) qui ont commencé avant le 1er mars 2020.

UPDATE- Par l’Arrêté royal du 28 avril 2020, ces mesures ont été prolongées jusqu’au 30 juin 2020 

Nous sommes entièrement à votre disposition pour toutes questions concernant la mise en œuvre de ces mesures. N ’hésitez pas à vous adresser à nos experts :

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